A 20 april 2019

Een personeelshandboek, waarom?

Waar wordt gewerkt, is duidelijkheid en structuur nodig. Anderzijds houden wij mensen graag van een gezonde dosis vrijheid en ruimte om in ons werk te kunnen ‘bewegen’. Om de juiste balans te creëren en discussie, of vervelender nog conflictsituaties, te voorkomen is het raadzaam een transparant personeelshandboek voor je organisatie te gebruiken. Een handboek met de nodige ‘huisregels’ welke voor alle medewerkers binnen de organisatie gelden.    

Houdt het handboek leesbaar
Er bestaan tal van manieren voor het opstellen van een handboek. De belangrijkste tips:

  • Neem alleen de nodige arbeidsvoorwaarden op. Zaken welke in de individuele arbeidsovereenkomst of in de cao en het wetboek zijn terug te vinden, voegen niet direct wat toe. Dit maakt een personeelshandboek vaak minder interessant en langdradig om te lezen. Daarnaast dien je bij elke wijziging opnieuw het handboek aan te passen en te ondertekenen. Denk hierbij o.a. aan loon, individuele taken, bonusregelingen etc.
  • Blijf dicht bij de taal welke je binnen de organisatie spreekt. Ben je een informeel bedrijf, probeer je handboek daar dan ook op aan te passen. Gebruik dan niet te veel zakelijke woorden maar durf ‘Jip & Janneke taal’ te gebruiken.
  • Een personeelshandboek is maatwerk. Kies de bepalingen die het beste bij de organisatie passen.
  • Zorg dat wanneer je arbeidsvoorwaarden toevoegt, deze alleen in gunstige zin afwijken van de cao-regels (als er een cao bestaat binnen je organisatie).

Personeelshandboek invoeren, hoe doe je dit?

Informeer je medewerkers vooraf over de komst van het handboek .Wanneer het handboek klaar is voor gebruik, verspreidt deze dan onder je personeel. Dat kan door aan iedere medewerker een papieren kopie uit te reiken of toe te sturen, of door het digitaal te plaatsen op bijvoorbeeld intranet en daarvan bedrijfsbreed melding te maken. LET OP: laat iedere medewerker tekenen voor ontvangst, gelezen en akkoord.

Nieuwe medewerkers: neem bij het invoeren van een personeelshandboek een incorporatiebeding op in de standaard arbeidsovereenkomst. Daarin staat dat het personeelshandboek onderdeel uitmaakt van de arbeidsovereenkomst. Door ondertekening van de arbeidsovereenkomst, aanvaardt de nieuwe medewerker ook de inhoud van het personeelsreglement.

Bestaande werknemers: arbeidsvoorwaarden kunnen in principe niet zomaar eenzijdig door de werkgever worden opgelegd. Meestal dient daarvoor eerst overeenstemming te zijn met werknemers. Als een onderneming een OR of PVT heeft dan kunnen de onderhandelingen op dat niveau plaatsvinden. Als geen OR of PVT in het bedrijf aanwezig is, dan zullen medewerkers individueel met sommige bepalingen moeten instemmen.

De wijze waarop een personeelshandboek kan worden ingevoerd hangt mede af van de inhoud ervan. Daarbij is vooral van belang of in het personeelshandboek alleen instructies zijn opgenomen of (ook) arbeidsvoorwaarden.

Wijzigen van het personeelshandboek

De wijze waarop je je personeelshandboek wijzigt is afhankelijk van of er sprake is van een eenzijdig wijzigingsbeding en de situatie waarin geen sprake is van een eenzijdig wijzigingsbeding.

In de arbeidsovereenkomst, en ook in het personeelshandboek, kan een eenzijdig wijzigingsbeding worden opgenomen. De bedoeling van een eenzijdig wijzigingsbeding is dat een werkgever effectief wijzigingen in de arbeidsvoorwaarden kan doorvoeren. De werkgever hoeft dan geen toestemming aan de werknemer(s) te vragen als hij een arbeidsvoorwaarde wil wijzigen en hij hoeft dan dus niet met iedere werknemer afzonderlijk te onderhandelen.

Het wijzigen van arbeidsvoorwaarden - met of zonder eenzijdig wijzigingsbeding - is echter niet eenvoudig. Heb je daar vragen over, neem dan gerust contact op met één van onze HR-professionals.

Onderwerpen in het personeelshandboek
Neem in ieder geval de volgende onderwerpen mee:

- Beknopt bedrijfsprofiel 
- Wijzigen personeelsgegevens
- Gedragsregels, incl. ongewenst gedrag, agressie, (seksuele) intimidatie, discriminatie, pesten
- Werkkleding, bedrijfskleding en uiterlijk
- Regels met betrekking tot veiligheid, gezondheid en milieu
- Ziekteverzuimreglement
- Alcohol- drugs, en rookbeleid
- Vertrouwenspersoon
- Overwerk, vakantie & verlof
- Jubileumregeling
- Aanpassing arbeidsduur
- Studie
- Aannemen van geschenken en uitnodigingen
- Sanctiebeleid
- Bijzondere bepalingen zoals cameratoezicht

 

Wij schrijven personeelshandboeken op maat voor onze klanten. Vraag via sandra@hrdirect.nl een maatwerkofferte bij ons aan of bel naar 06-40653885.